Realizacja obowiązku informacyjnego o ochronie danych osobowych

05.07.2022 | Mateusz Dyktyński

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Nadleśnictwo

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy:

Administrator danych

Informacja o Inspektorze Ochrony Danych

Nadleśnictwo Krzeszowice
Adres siedziby: ul. Leśna 13, 32-080 Zabierzów
Tel.: 12 285 11 80
E-mail: krzeszowice@krakow.lasy.gov.pl

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: Sebastian Strzech iod@comp-net.pl

Cel przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania

Prowadzenie gospodarki leśnej oraz zarządzanie zasobami leśnymi i ochrona lasu:

sprzedaż drewna, w tym realizacja zakupów z wykorzystaniem portalu „e-drewno.pl”, Portalu Leśno-Drzewnego, sprzedaży detalicznej oraz sprzedaży sadzonek, choinek oraz innych produktów ubocznych użytkowania lasu, rozpatrywanie reklamacji z tytułu zakupionego surowca;
umożliwienie pozyskania drewna opałowego metodą tzw. „samowyrobu”;
realizacja zadań związanych ze sprzedażą, zakupem, zamianą
i dzierżawą nieruchomości w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych;
realizacja zadań związanych z dzierżawą gruntów leśnych i rolnych;
świadczenia innych form udostępniania lasu tj. wynajem wiat, pól namiotowych i biwakowych, udostępnianie ścieżek edukacyjnych, zbiorników wodnych w celach rekreacyjnych;
wynajem pokoi gościnnych;
wystawianie oraz kontrola zezwoleń na wjazd do lasu oraz na drogi leśne;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora – obrona, ustalanie lub dochodzenie roszczeń, bezpieczeństwo osób i mienia;

Przeprowadzanie przetargów oraz zamawianie dostaw i usług:

przetwarzanie danych oferentów oraz osób skierowanych do realizacji zamówienia w celach związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
przetwarzanie danych oferentów oraz osób skierowanych do realizacji zamówienia w celu udzielenia zamówienia w procedurze konkurencyjnej lub bez zastosowania procedury konkurencyjnej;
przetwarzanie danych osobowych oferentów w celu przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na sprzedaż środków trwałych;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;
Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1994 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe;

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Prowadzenie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa:

ustalanie zadań z zakresu gospodarki leśnej w lasach niepaństwowych;
ocechowanie drewna po ścince i wydanie świadectwa legalności pozyskania drewna;
doradzanie podmiotom ubiegającym się o przyznanie pomocy oraz beneficjentom w ramach programów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020;

Prowadzenie gospodarki łowieckiej:

dane osobowe przedstawicieli oraz członków kół łowieckich w związku z realizacją obowiązków związanych z dzierżawą obwodów łowieckich;
Nadleśnictwo posiadające na swoim terenie Ośrodek Hodowli Zwierzyny, przetwarza dane osobowe myśliwych w celach organizacji i obsługi polowań w szczególności w celu wystawienia upoważnienia do wykonania polowania, prowadzenia księgi ewidencyjnej pobytu myśliwego na polowaniu a także realizacji innych obowiązków prawnych związanych z bezpieczeństwem na polowaniach i spełnieniem warunków wykonywania polowania;
Nadleśnictwo posiadające na swoim terenie Ośrodek Hodowli Zwierzyny, przetwarza dane osób fizycznych zgłaszających szkody w uprawach rolnych w celu ustalenia wysokości oraz wypłaty odszkodowania oraz jeżeli zaistnieją okoliczności rozpatrzenia odwołania od decyzji o jego wysokości;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Ustawa z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie;
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków wykonywania polowania i znakowania tusz;

Rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie odszkodowań łowieckich w obwodach dzierżawionych przez koła łowieckie.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;

Ocena szkód wyrządzonych przez gatunki zwierząt objętych ochroną.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody;
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 8 lutego 2018 r. w sprawie szacowania szkód wyrządzonych przez niektóre gatunki zwierząt objęte ochroną gatunkową;

Prowadzenie rachunkowości:

Nadleśnictwo jest obowiązane do prowadzenia rachunkowości, przez co ciążą na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe) za wykonane przez nas usługi.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa;
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

Realizacja zadań związanych z edukacją przyrodniczo-leśną:

dane osobowe przedstawicieli/opiekunów grup z instytucji i organizacji w celu dokonania zgłoszenia oraz rezerwacji zajęć edukacyjnych lub w celu dokonania zgłoszenia udziału w konkursie - w szczególności dotyczy szkół i przedszkoli;
w celu przeprowadzenia i udokumentowania zajęć edukacyjnych, dane osobowe uczestników zajęć w postaci wizerunków i/lub danych personalnych w przypadku sporządzania list obecności;
dane osobowe uczestników konkursów z zakresu edukacji leśnej, organizowanych lub współorganizowanych przez Nadleśnictwo w celu przyjęcia zgłoszenia, rozstrzygnięcia konkursu oraz opublikowania jego wyników i uhonorowania laureatów;
dane osobowe w postaci wizerunku uczestników akcji sadzenia lasu
w celu promocji wydarzenia;

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych –
(w przypadku otrzymania nagrody niespełniającej warunków zwolnienia od podatku);

Rozpatrywanie skarg oraz wniosków kierowanych do Nadleśnictwa:

przetwarzanie danych osobowych osób wnioskujących w celu rozpatrzenia sprawy;
przetwarzanie danych osobowych osób objętych zakresem skargi lub wniosku oraz osób uczestniczących w jej rozpatrywaniu lub zobowiązanych do złożenia wyjaśnień w związku ze sprawą;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;

Rozpatrywanie wniosków oraz udzielanie informacji publicznej lub informacji
o środowisku:

przetwarzanie danych dotyczących wnioskodawców w celu rozpatrzenia wniosku i udzielenia informacji;
przetwarzanie w formie udostępnienia danych osobowych osób, których obejmuje zakres wniosku w celu udzielania informacji wnioskodawcy;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko;

Prowadzenie monitoringu wizyjnego:

w celu poprawy bezpieczeństwa oraz ochrony osób i mienia na terenie siedziby Nadleśnictwa i/lub obiektów należących do Nadleśnictwa;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym;

Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes administratora – poprawa bezpieczeństwa osób
i ochrona mienia;

Realizacja procesu rekrutacji.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wskazany w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

Realizacja zatrudnienia pracowników oraz przyjmowanie na staże leśne:

przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz stażystów w celu wykonywania nałożonych na administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, świadczeń socjalnych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów prawa podatkowego i rachunkowości oraz wypełnienia obowiązków związanych z księgowaniem i sprawozdawczością finansową;
przetwarzanie danych osobowych pracowników w postaci wizerunku w celu promocji działalności Nadleśnictwa;
w przypadku prowadzenia monitoringu wizyjnego na terenie siedziby (zakładu pracy) Nadleśnictwa, dane osobowe pracowników w postaci wizerunku mogą zostać wykorzystane w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa, ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy Informacji;
w przypadku stosowania innych form monitorowania pracowników, ich dane osobowe mogą być wykorzystane wyłącznie w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, w przypadku planowanego zastosowania takich form monitorowania, administrator jako pracodawca poinformuje pracowników w terminie oraz na zasadach określonych w prawie pracy;

Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o pracę, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;

Organizacja praktyk studenckich i uczniowskich:

Przetwarzanie danych osobowych studentów oraz uczniów szkół średnich w celu zorganizowania i udokumentowania odbycia praktyk zawodowych w Nadleśnictwie oraz dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

Rozpatrywanie wniosków oraz udzielenie wsparcia w formie darowizn.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy darowizny, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Art. 9 ust. 2 lit. e RODO – przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;

Okres przechowywania Twoich danych osobowych:

Sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (w szczególności czas przechowywania) w jednostkach organizacyjnych Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe określa Jednolitym rzeczowy wykaz akt dla PGL LP.

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie. Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania. W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.

Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadasz następujące prawa:

dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa masz możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane;
prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa możesz zgłosić do nas konieczność poprawienia danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu;
prawo do usunięcia - korzystając z tego prawa, możesz złożyć wniosek o usunięcie danych i w przypadku zasadności wniosku, dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi;
prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa możesz złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych, a w przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać, wznowienie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany;
prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie, jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, w wypadku jeżeli przetwarzania którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.

Odbiorcy danych:

W niektórych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami danych mogą być:

banki w celu obsługi dokonywanych transakcji;
Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
Urzędy Skarbowe;
Podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
Jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe, uczestniczące w procedurach internetowych, prowadzonych poprzez dedykowane do tego celu: portal
„e-drewno.pl” oraz Portal Leśno-Drzewny, oraz jednostkom uczestniczącym w realizacji zakupów z wykorzystaniem „Centralnej kartoteki kontrahentów”;
Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru oraz udzielenia zgody na zawarcie z Państwem umowy najmu, dzierżawy oraz sprzedaży;
Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru w oparciu o wewnętrzne przepisy PGL LP;
Biegli rewidenci w ramach badania sprawozdania finansowego;
Osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna, informacja o środowisku lub dokumentacja postępowania przetargowego;

Dane mogą być również udostępniane podmiotom, z którymi Administrator ma zawarte umowy powierzenia danych tj.:

Zakład Informatyki Lasów Państwowych w zakresie utrzymania baz danych systemów informatycznych;
Inne firmy informatyczne świadczące usługi oraz wsparcie techniczne;
Radcy prawni świadczący obsługę prawną;
Doradcy podatkowi;
Firmy świadczące usługi ochrony osób i mienia;
Firmy świadczące usługi związane z prowadzeniem archiwum zakładowego/składnicy akt;

Pozyskiwanie danych z innych źródeł:

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Ciebie:

W ramach organizacji stażu leśnego dane są pozyskiwane od Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, która deleguje osoby na staże do Nadleśnictwa;
W przypadku postępowania windykacyjnego dane możemy pozyskać od komornika;
W ramach organizacji praktyk studenckich czy uczniowskich, dane pozyskujemy z uczelni lub szkoły, która deleguje na praktyki;
W ramach organizacji zajęć edukacyjnych możemy pozyskać dane od szkoły lub instytucji zgłaszającej uczestnictwo w zajęciach i konkursie;
W ramach prowadzenia nadzoru na lasami niepaństwowymi, dane pozyskujemy od Starosty Powiatu;
W ramach realizacji zadań związanych z łowiectwem dane możemy pozyskać z koła łowieckiego, którego członkiem jest osoba;
W ramach prawa pierwokupu przysługującemu na mocy art. 37 a, ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach, dane pozyskujemy od notariuszy, u których zawierana jest umowa przedwstępna kupna sprzedaży gruntu.

Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa.

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych w tabeli za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa gdzie podanie danych jest obowiązkowe. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego miały być przetwarzane.

Twoje dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.